第三十四話 秘書不易做
“我給了你一整張表格?！盡aggie指著“領(lǐng)取物”下面的空白欄，“這里有十項可填，你只領(lǐng)一樣東西要用掉一張表格，我要按照標準流程處理，這是浪費大家的時間和資源。秘書應該掌握部門所有同事的需求，平衡發(fā)放文具，這個不需要我教你吧？”
我只是代班的，哪里知道這些。寧輕輕找到Linda。
Linda給了她兩張訂在一起的紙，“第一張是通知，在本周末和下周末中的某一天計劃請滅蟲公司來除蟲，期間全天不能辦公，第二張你給部門主管和組長，讓他們簽字，圈定一天，下午下班前交給我?！?p> 寧輕輕趁幾位小組長空閑時，分別請他們選定不來加班的日子，拿回來才發(fā)現(xiàn)，A組和C組空閑的時間完全沒交集。感覺A姐不喜歡自己，她先找C羅協(xié)商。
“沒辦法，我們組有個活動周一辦，周末必須加班，下周六也有個宣傳，當天會用到辦公室，只有下周日可以。”C羅堅定地說，還給她看了日程。
她只好硬著頭皮去打攪A姐。
“日期沖突？為什么不叫C組改？”A姐果然不耐煩。
“我已經(jīng)問過了，他們實在沒辦法改，能不能麻煩A姐想想辦法，挪一下安排。”
“我確定的就是本周日不需要辦公，如果下周末突然客戶有需求而非要回來辦公，他們卻在除蟲，怎么辦？”A姐說，“我這里也不能改?！?p> 原本希望拿出一個日期再給高鈴過目，不用麻煩到她，結(jié)果還是得找她解決。寧輕輕忐忑地進了高鈴辦公室。
“這種小事照例應該你處理好，我只簽名。”高鈴說，“秘書的工作是協(xié)調(diào)整個部門的事務，替主管解決細瑣雜務，結(jié)果現(xiàn)在還要我?guī)湍悖俊?p> “對不起，我……不是很熟悉，請高特助指點我一次?！?p> “就下周日，我來圈定這個日子，簽了名，你再拿去給他們簽?！备哜徆麛嗟卣f。
“可是A姐說下周日也許會有辦公需求?！?p> “出去。”高鈴低頭工作。
寧輕輕把文件拿去給A姐的時候，特別不安。
“你直接找Ling姐了。”Angela冷笑了一下，“行。我沒辦法。就下周日。”說完在紙上狠狠地簽下名，差點把紙勾破。
看來又得罪A姐了，還好紙沒破，不然庶務科那邊可能要求重簽一份。隨即她想到今天是周四，要上交單據(jù)，包括員工的報銷單和要匯給供應商的款項，周五財務會到銀行處理。
不少同事出勤在外，她花了好幾個小時才向每位同事收到單據(jù)，生怕有遺漏，檢查了一遍，確定全部收齊，才和滅蟲公文一起拿去行政部。
她先到庶務科交了領(lǐng)取表和滅蟲公文，才來財務科，找到手冊上指名的洪大姐，正是上次指點她看手冊的中年婦女。
洪大姐收起單據(jù)，“明天我會核對，下周一出賬?！?p> “不是今天核對，明天出賬嗎？”寧輕輕一驚。
“你看現(xiàn)在幾點?！?p> “四點半?！?p> “我們部門五點下班，這么多單據(jù)，今天如何核對？”
“這……同事們的報銷單可以晚點收，但是給廠商的賬款好像拖延，您能幫忙先核對一下嗎？”
“核對有標準流程，不是翻翻算數(shù)。單據(jù)每個部分都要檢查，一筆一劃一個小數(shù)點都不能錯，最后還要請財務科長和行政總監(jiān)簽名?！?p> “這樣的話，能請您明天核對完再出賬嗎？”
“明天我會直接先去銀行，難道你要我回來核對完再去一次？小妹妹，地球不是只圍著你轉(zhuǎn)，每個人的工作都有一定安排，不可能遷就你。”洪大姐的語氣還算和善，可是內(nèi)容聽起來就很刺耳了。
糟了，記得Kelly交代，她合作的鮮花供應商要求這周之內(nèi)必須過賬，寧輕輕問，“只有一張單據(jù)特別急，廠商要求本周到賬。您只核對這一張，其他的下周一沒關(guān)系，行嗎？”
“如果要照緊急事務辦理，你也得先申請加急，由行政總監(jiān)特別核準?！焙榇蠼阒噶酥笁ι系溺?，“你覺得來得及嗎？。”
寧輕輕飛速填了張緊急事務申請表，十萬火急地去找行政總監(jiān)辦公室，鄧于行正在打電話，門口的秘書將她攔住。
寧輕輕急得團團轉(zhuǎn)，并發(fā)現(xiàn)Maggie已經(jīng)準備好要領(lǐng)的用品了，趕緊去搬走一大堆文具，暫時放在走廊上。
鄧于行終于打完電話，看了申請說，“不符合加急規(guī)定。我們不會因為員工的疏忽破例。此例一開，日后人人都要求破例，行政部的規(guī)章豈不形同虛設?！?p> 這時是四點五十三。寧輕輕絕望地說，“我臨時代替秘書職務，不熟悉事務，下次一定不會犯這個錯，您能幫我這一次嗎？”
“不能。年輕人總覺得犯了錯會被原諒，于是漫不經(jīng)心。行政部一切照規(guī)章辦事，你承擔這次的后果，以后不會犯同類錯誤，就當是個教訓。還有，東西不能放在走廊上，這次就算了，按照規(guī)章，走廊上的多余物品行政部會全權(quán)回收處理。”
寧輕輕無法可施，只好先把文具搬回執(zhí)行部。經(jīng)過財務科時，看到洪大姐準時在五點離開了辦公桌。
同事都不是等錢開飯，對不能在明天拿到報銷款并沒有多在意，其他廠商也不是非要在這周拿到款項。最后，Kelly得知了這個消息。
“不會吧？我記得跟你強調(diào)過，這個供應商指名本周要收錢，他們要從國外空運鮮花來，周末需要流動資金。下周一有什么用？”
“是我的錯，我沒弄清財務的流程。能請你跟供應商說個情嗎？”
“這家供應商給我折扣，是因為我保證本周給他們賬款，假如他們說延遲出賬的損失要求賠償怎么辦？又或者他們?nèi)∠劭垡笱a差價怎么辦？下次不跟我合作怎么辦？這些損失都由你賠嗎？”Kelly說，“上次你亂改我的設計就算了，這次連累公司，你說要怎么辦？”
聽起來罪責好大，肯定不能找高鈴說情，否則會被記在試用期表現(xiàn)里。寧輕輕咬牙問，“要不，我先把錢墊上，到時候再請財務撥給我？”
“先不說你如何找財務撥給你，就這數(shù)目，你看清楚了嗎？”
少看了一個零，什么鮮花嘛，那么貴。寧輕輕面露難色。難道要上天打救了么？